Artysta – Zawodowiec

Choć na każdej wystawie sztuki prezentowane są wyjątkowe obiekty – dzieła sztuki wyrażające oryginalne koncepcje twórców – to jednak zastosowanie metod pracy projektowej pozwala wyodrębnić zestaw stałych elementów składających się na tego typu wydarzenie. Każdy projekt ma 3 etapy: koncepcji, realizacji i ewaluacji. Dokumentami, wokół których koncentrują się te działania, są harmonogram i budżet. Postaram się przedstawić tu proces przygotowania i organizacji wystawy tak, aby umożliwić realizację zamierzeń przy możliwie najniższym wkładzie czasu, energii, stresu i pieniędzy. Na końcu znajdują się przykładowy budżet i harmonogram, najpierw omówię jednak poszczególne elementy niezbędne przy robieniu wystawy.

Zespół projektowy

 

Każda wystawa jest wynikiem zbiorowego wysiłku – warto mieć tego świadomość nie tylko na etapie zaznaczania autorstwa, lecz również podczas jej planowania. Wystawa to prezentacja obiektów, ale zrealizowana przez ludzi, i trzeba mieć to na uwadze, gdy przystępuje się do jej przygotowywania. Proces produkcji oznacza szereg odpowiedzialności, które mogą (i powinny) zostać rozłożone na dowolną liczbę osób – w miarę możliwości budżetowych. Podstawą jest odpowiedzialność za stronę merytoryczną – tu często pojawia się figura kuratora czuwającego nad koncepcją, wyborem obiektów, przygotowaniem tekstów i promocją wystawy. Kurator wchodzi w bliską relację z artystkami, wybierając gotowe obiekty z ich pracowni czy dorobku lub decydując się na produkcję zupełnie nowych. Artystki jako dostarczycielki treści często współdziałają z pracownikami technicznymi – odpowiedzialnymi nie tylko za montaż obiektów na wystawie, ale często także za ich fizyczne przygotowanie. W skład zespołu projektowego wchodzić mogą również pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za przygotowanie tekstów czy wydarzeń w programie towarzyszącym, a także współpracownicy zewnętrzni, tacy jak firma transportowa odpowiedzialna za dostarczenie obiektów oraz ich zwrot po zakończeniu wystawy. Każdy z tych podmiotów potrzebuje czasu na przeprowadzenie swoich działań. Obok kuratora drugą postacią kluczową w projekcie jest koordynator / producent, który prowadzi proces przygotowania wystawy od strony organizacyjno-administracyjnej. Przygotowany przez niego budżet i harmonogram powinny uwzględniać ewentualne opóźnienia, problemy i zmiany możliwych rozwiązań, tak by umożliwić skuteczną realizację zamierzeń.

 

Scenariusz wystawy

 

Scenariusz (koncepcja) to pierwszy element, nad którym powinniśmy się zastanowić, przystępując do pracy. Jest to ogólny dokument, najczęściej w formie krótkiego tekstu, który odpowiada na podstawowe pytania dotyczące strony merytorycznej – co, komu i dlaczego chcemy pokazać. Określenie celu działania pozwoli nam później łatwiej podejmować decyzje dotyczące kolejnych elementów (przestrzeń, wybór obiektów, teksty przybliżające koncepcję) oraz dokonywać ewentualnych korekt, to znaczy ustawiać priorytety na przykład w obliczu problemów budżetowych lub ograniczeń przestrzennych.

Przestrzeń

 

Znalezienie i świadomy wybór przestrzeni wpływa na scenariusz wystawy, zwiększa możliwości odbioru dzieł, podnosi atrakcyjność wizualną i pozwala dotrzeć do specyficznej publiczności. Większość twórców wystaw sztuki współczesnej decyduje się na tradycyjną, stacjonarną formułę. Podążając tą drogą, musimy pamiętać, że niezależenie od tego, jaką przestrzeń wybierzemy, będzie się ona wiązała z pewnymi kosztami, wśród których można wymienić czynsz, opłaty za media (woda, Internet, prąd), wynagrodzenie osób udostępniających ekspozycję (obsługa publiczności) oraz koszty ewentualnej ochrony lub dozoru. Ważne, abyśmy przed podjęciem decyzji o zorganizowaniu wystawy w danym miejscu sprawdzili, jaka jest wysokość pomieszczeń. Zależnie od typu przestrzeni, jaką wybierzemy, koszty poszczególnych elementów tej układanki mogą się wahać od zera do kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie. Jeśli postanowimy zorganizować wystawę w naszym własnym mieszkaniu, to opłaty związane z czynszem, energią i pracą osób udostępniających ekspozycję pozostaną właściwie niezauważalne (ponosimy je tak czy siak), musimy jednak pamiętać, że koszt związany ze spadkiem komfortu życia może być wysoki (utrata prywatności, konieczność sprzątania po wielu osobach, napięcia z sąsiadami). Miejsca na wystawę poszukiwać można także w zasobach miejskich pustostanów (np. Urząd m.st. Warszawa oferuje najmy krótkoterminowe z niskim czynszem, za pokryciem kosztów zużycia energii), wśród prywatnych właścicieli domów i lokali użytkowych (czasem stoją puste i przy odrobinie szczęścia udaje się przekonać właściciela do ich udostępnienia – w tym wypadku musimy się jednak liczyć z kosztami sprzątania i przystosowania przestrzeni do naszych potrzeb oraz z koniecznością zapewnienia obsługi, która będzie otwierać i zamykać salę oraz udostępniać wystawę publiczności. Możemy próbować nawiązać współpracę z instytucją kultury (publiczną albo prywatną, nastawioną na zysk lub działającą non profit), dzięki czemu uzyskamy dostęp do istniejącej infrastruktury przystosowanej do prezentacji, a często również do wyspecjalizowanego personelu znającego specyfikę organizacji wystaw.

 

Obiekty

 

Drugim – oprócz przestrzeni – kluczowym elementem każdej wystawy są prezentowane na niej obiekty. Zasadniczo wystawy dzielą się na indywidualne (wszystkie obiekty są jednego autorstwa) oraz zbiorowe (swe prace dostarcza wielu twórców / twórczyń). Niezależnie od tego, nad jaką wystawą pracujemy, przystępując do dzieła, powinniśmy w pierwszej kolejności zdobyć informacje dotyczące każdego z obiektów, które planujemy zaprezentować. Możemy je podzielić na te potrzebne do opracowania warstwy merytorycznej (autor/ka, tytuł, rok powstania, technika, opis odautorski) oraz te niezbędne w procesie organizacji (wymiary obiektu, wymiary oprawy, waga, wymagania dotyczące pakowania, adres odbioru, adres zwrotu, wartość do ubezpieczenia). Obiekty często wymagają specyficznych warunków ekspozycji – czasem jest to po prostu ściana, na której powiesimy obraz, innym razem postument, ekran do prezentacji wideo, system nagłośnienia lub hermetyczna gablota zapewniająca odpowiedni mikroklimat. Przygotowując wystawę, musimy poznać te wymagania i zastanowić się, czy jesteśmy w stanie je spełnić.

 

Jeśli decydujemy się na produkcję nowych obiektów, warto zacząć przygotowywać je z odpowiednim wyprzedzeniem (unikniemy w ten sposób m.in. wieszania niewyschniętych obrazów na ścianach). Jeśli planujemy produkcję skomplikowanej instalacji, warto potraktować ten proces jako osobny projekt mający własny harmonogram i budżet. Jeśli w ramach wystawy planujemy zaprezentować performans, zastanówmy się nad wyodrębnieniem procesu jego powstawania w ramach niezależnego podprojektu.

 

Aranżacja

 

Projekt aranżacji przestrzennej to ważny element składający się na doświadczenie zwiedzania wystawy. Może on ograniczać się do planu rozmieszczenia obiektów na istniejących w danej przestrzeni elementach architektury lub przy- brać formę projektu zakładającego przygotowanie specjalnych struktur i mebli dedykowanych poszczególnym pracom. Pracując nad wystawą, możemy również podjąć świadomą decyzje o montażu wystawy bez uprzedniego projektu (radzę wtedy zarezerwować odpowiednio dużo czasu na montaż). Niezależnie od skali wystawy, nad którą pracujemy, oraz tego, czy przygotowujemy projekt aranżacji samodzielnie, czy we współpracy z architektem, warto poznać i stosować ogólne wymagania dotyczące ekspozycji poszczególnych obiektów, tak aby zapewnić im bezpieczeństwo – na przykład prace na papierze nie powinny być wystawiane na długotrwałe działanie promieni słonecznych, małe obiekty należy umieszczać w gablotach, a obrazy lepiej wieszać na specjalnych zawiesiach montowanych do podobrazia. Szczegółowe informacje dotyczące warunków ekspozycji i przechowywania dzieł sztuki można znaleźć na przy- kład w darmowych materiałach publikowanych w internecie przez Narodowy Instytut Muzealnictwa i Ochrony Zabytków.

 

Transport i ubezpieczenie

 

Koszty związane z przewozem i ubezpieczeniem to zawsze pokaźne sumy w budżecie wystawy. Organizując transport, mamy do wyboru zarówno niewielkie firmy prywatne (od taksówek bagażowych kursujących po danym mieście po firmy spedycyjne organizujące przewozy na większe odległości), jak i firmy kurierskie świadczące usługi door to door w kraju i za granicą (Poczta Polska, DHL, DPD, FedEx, InPost) czy serwisy internetowe pośredniczące w zakresie zamawiania kuriera (Europaka, Sendit, Kurierovo, Furgonetka), kończąc na firmach wyspecjalizowanych w transporcie dzieł sztuki (Art Transporter, Art Transit, Art Logistic). Ważne, aby uważnie wybrać podmiot, który będzie realizować transport (wymieniłem je w kolejności od opcji najtańszej do najdroższej, ale również od najmniej bezpiecznej do najbezpieczniejszej). Przystępując do wyceny transportu, powinniśmy znać wszystkie dane dotyczące prac, które chcemy przewieźć (patrz akapit dot. obiektów), tak by uniknąć nieprzewidzianych kosztów związanych np. ze zwrotem danego obiektu pod inny adres niż ten, z którego następował odbiór przed wystawą.

Gdy mamy już gotową listę obiektów, znamy ich wartość i wiemy, kto je przewiezie, możemy rozważyć wykupienie polisy ubezpieczeniowej typu nail-to-nail, która obejmie ochroną obiekty na każdym etapie przygotowania wystawy (przywóz, zabezpieczenie podczas trwania pokazu, transport zwrotny). Przy szacowaniu wartości ubezpieczeniowej danego obiektu nie warto sztucznie zawyżać jego ceny – spowoduje to wzrost wartości składki, a w wypadku likwidacji ewentualnej szkody ubezpieczyciel i tak powoła niezależnego biegłego, który ustali cenę rynkową uszkodzonych obiektów, a tym samym wysokość wypłaconego ubezpieczenia.

 

Teksty

 

Po zamknięciu etapu researchu i przygotowania wystawy przychodzi czas na opracowanie tekstów oraz planu wydarzeń towarzyszących. Często na tę część przygotowań poświęcamy za mało czasu i przystępujemy do nich zbyt późno – a z perspektywy publiczności odwiedzającej wystawę to właśnie jeden z najważniejszych elementów. Jasne i klarowne wyrażenie intencji stojących za wystawą oraz poszczególnymi pracami jest warunkiem jej świadomego i pełnego odbioru przez zwiedzających. Przed przystąpieniem do pracy nad upowszechnieniem warto pamiętać, że teksty obecne na samej ekspozycji mają umożliwić jej samodzielne zwiedzanie nawet przypadkowym osobom niezwiązanym ze światem sztuki – powinny więc być napisane prostym i zwięzłym językiem, a ich długość nie może przytłaczać. Dobrą praktyką jest korzystanie z internetowych aplikacji sprawdzających poziom trudności w odbiorze tekstu oraz szacujących czas potrzebny na ich przeczytanie. Warto zadać sobie pytanie, czy jeśli zwiedzający poświęca na obejrzenie wystawy średnio 20 minut, to będzie miał szansę przeczytać materiał wymagający skupienia podobnego jak przy tekście naukowym przez 50 minut?

 

Montaż i demontaż

 

Przygotowując wystawę, musimy uważnie zaplanować czas poświęcany na montaż i demontaż prac. Warto kierować się prostą, wywiedzioną z doświadczenia zasadą: montaż trwa co najmniej dwa razy dłużej niż demontaż. Przy rozpisywaniu tej części harmonogramu powinniśmy uwzględnić etap przygotowania przestrzeni, przyjęcia dostaw poszczególnych obiektów, a także zarezerwować czas na ich rozpakowanie i oględziny (prace najczęściej ulegają uszkodzeniu właśnie w trakcie transportu!) oraz na ich zamontowanie. Ostatnim etapem jest praca nad oświetleniem oraz rozmieszczeniem tekstów, opisów i podpisów. Przygotowując listę niezbędnych czynności, możemy realnie oszacować czas potrzebny na ich wykonanie. Zakończenie montażu na kilka godzin przed planowanym otwarciem pozwoli zrobić parę testowych oprowadzań i wprowadzić ewentualne korekty.
Demontaż przebiega w odwrotnej kolejności od montażu. Warto wcześniej sprowadzić materiały do pakowania prac, umówić transport i zaplanować sprzątanie przestrzeni po zakończeniu robót. Zarówno przy montażu, jak i przy demontażu pomocna będzie kompletna lista obiektów oraz plan ich rozmieszczenia w przestrzeni.

 

Katalog i publikacje

 

Przygotowanie katalogu, druków i publikacji towarzyszących wystawie to właściwie osobne projekty. Powinny zostać zaplanowane w ramach oddzielnego budżetu i harmonogramu i często wymagają odrębnego zespołu koordynującego ich powstanie. Praca nad publikacjami oznacza opracowanie koncepcji, zamówienie i napisanie tekstów, przygotowanie ilustracji, przeprowadzenie prac redakcyjnych i tłumaczeń, zrobienie projektu graficznego oraz domknięcie składu i druku. Każdy z tych etapów zajmuje sporo czasu, dlatego prace nad publikacjami wymagają wcześniejszych przygotowań toczących się równolegle do procesu powstawania samej wystawy.

 

Strona www, wystawa wirtualna

 

Przestrzeń wystawy może przybrać formę niematerialną – może zaistnieć w internecie np. w formie katalogu online albo bardziej rozbudowanej strony www czy aplikacji. Zaletą takiego rozwiązania jest możliwość skalowania kosztów związanych z obecnością w sieci. Do wyboru mamy też wiele darmowych rozwiązań (popularne platformy społecznościowe, streaming, narzędzia do intuicyjnego projektowania stron www). Możemy również uruchomić zakodowane specjalnie dla nas aplikacje oraz strony, co jednak będzie się wiązać ze znacznie wyższymi kosztami i koniecznością powiększenia zespołu. Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest możliwość dotarcia do dużej liczby odbiorców (w ten sposób nie ograniczamy się do konkretnego miejsca) przez znacznie dłuższy czas niż w przypadku tradycyjnych wystaw stacjonarnych, które trwają zazwyczaj kilka tygodni. Internet dobrze sprawdzi się przy prezentacji treści tekstowych, graficznych, zdjęć i wideo. Trudniej będzie tu jednak uzyskać pożądany efekt związany z prezentacją obiektów unikatowych takich jak obrazy, rysunki i rzeźby czy nawet grafiki warsztatowe, które w procesie reprodukcji mogą stracić dużą część swojej aury.

 

Ewaluacja

 

Ewaluacja to końcowy etap każdego projektu. Może ona przybrać formę luźniej rozmowy pomiędzy osobami zaangażowanymi w realizację wystawy albo ustrukturyzowanego procesu przeprowadzanego przez podmiot zewnętrzny. Niezależnie od formuły, jaką wybierzemy, warto pamiętać o takim podsumo- waniu, pozwoli nam ono bowiem nie tylko ocenić, czy udało się zrealizować zakładane cele, ale również uzyskać wiedzę o tym, jak lepiej organizować prace nad kolejnymi wystawami.

 

Przykładowe koszty różnych typów wystaw (na rok 2021):

 

WYSTAWA OBJAZDOWA ZORGANIZOWANA SAMODZIELNIE PRZEZ ARTYSTÓW

Budżet około 100 000 zł (wpłaty osób prywatnych i instytucji)

honoraria: 0 zł
produkcja scenografii: 60 000 zł
transport: 10 000 zł
ubezpieczenie prac: 5000 zł
program publiczny: 25 000 zł

 

WYSTAWA INDYWIDUALNA W GALERII PRYWATNEJ

Budżet około 2000 zł (środki galerii)
honoraria: 0 zł (umowa między galerią a artystą o podziale środków z ewentualnej sprzedaży) koszt scenografii: 0 zł (wykorzystanie elementów z zasobu galerii, samodzielny montaż)
produkcja prac: 2000 zł transport: 0 zł (wykorzystanie prywatnego samochodu)
ubezpieczenie prac: 0 zł
program publiczny: 0 zł (oprowadzania i spotkania realizowane przez artystę i pracowników galerii)

 

WYSTAWA INDYWIDUALNA W GALERII PUBLICZNEJ

Budżet około 20 000 zł (środki akademii sztuk pięknych, galerii, artystki)

honoraria: 2000 zł
koszt scenografii: 2000 zł
produkcja prac: 13 000 zł
transport: 1000 zł
ubezpieczenie prac: 500 zł
program publiczny: 0 zł (oprowadzania i spotkania realizowane przez artystę i pracowników galerii)

 

MIĘDZYNARODOWA WYSTAWA ZBIOROWA NA OKOŁO 50 ARTYSTÓW W INSTYTUCJI PUBLICZNEJ

Budżet około 620 000 tysięcy (środki instytucji oraz sponsorskie)

honoraria: 150 000 zł
produkcja prac: 60 000 zł
koszt scenografii: 80 000 zł
transport: 200 000 zł
ubezpieczenie prac: 50 000 zł
katalog: 40 000 zł
program publiczny: 40 000 zł

 

Przykładowy harmonogram

 

Styczeń–maj: opracowanie finalnej koncepcji kuratorskiej, prowadzenie researchu i kwerendy, zaplanowanie lokalizacji, rozpisanie planu produkcyjnego, podpisywanie umów, prace nad publikacją.

 

Czerwiec–lipiec: zaproszenie artystów i instytucji współpracujących, przygo- towanie projektów aranżacji wystaw i interwencji artystycznych, nadzorowa- nie wypożyczeń i transportu prac na wystawę oraz interwencji artystycznych, pozyskiwanie patronatów medialnych.

 

Sierpień–wrzesień: prace aranżacyjne i produkcyjne, montażowe i konserwatorskie, transport, rezerwacje biletów lotniczych / kolejowych i hoteli, szkolenia dla zespołu edukacji oraz prowadzenie zajęć edukacyjnych (warsztaty, oprowadzania, lekcje muzealne), przygotowanie i prowadzenie strony internetwej, opracowanie, druk i dystrybucja materiałów promocyjnych.

 

Październik–listopad: prezentacja wystaw i interwencji artystycznych, realizacja programu publicznego oraz planu promocji projektu, zamknięcie wystawy, prace demontażowe, transport powrotny dzieł, promocja projektu i publikacji.

 

Grudzień: zamknięcie budżetu projektu, końcowe rozliczenia z wykonawcami, zebranie dokumentacji, ewaluacja.

 

Za pomoc w przygotowaniu tekstu dziękuję Marynie Tomaszewskiej.

 

Zobacz też: Organizacja wystaw i praca projektowa